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退職理由の伝え方ポイントを例文付きでご紹介!退職を切り出すタイミングは?

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今の仕事を退職する運びとなった時、上司へどのように退職理由を伝えるかは、退職者の悩みの種となる方が多い傾向です。もちろん、退職には様々な理由があるため、素直に思いを伝えるのももちろんですが、ソフトな理由とした方が、トラブルなく円満退社できるのも事実です。今回は、退職理由をどのように伝えれば良いか、そのポイントを例文付きでご紹介します。また、退職を切り出すタイミングについても徹底解説していきます。

退職理由の伝え方ポイントを理解しよう

ここからは、退職理由を伝える時の伝え方のポイントを以下に4点ご紹介します。それぞれどのようなポイントに着目して退職理由を伝えるべきか詳しくみていきましょう。

伝え方①ゆっくり話せる場所の確保

いざ退職を決意したら、自身の思いを直属の上司へ伝えなければなりません。その際、他の社員が在籍している場所は、自分の退職の意向について伝えるには少し場違いな環境です。また、上司と関わる時間の中で、うまくタイミングを見計らって伝えることが大切です。

会社を退職するのですから、一般的な相談などとは異なり、事の重大さが違ってきます。そのため、上司とゆっくりと話ができる場所を選び、自身の退職についてその思いを伝えるようにしましょう。

伝え方②退職の強い意志があることを伝える

現在勤めている会社にとって、退職者が必要不可欠な存在であることはどの企業も同じです。その場合、強い引き止めによって退職の撤回へと話が進んでしまうこともあるでしょう。

そのような状況は、退職者にとって自分の気持ちが揺らいでしまう上、上司の言葉で退職することを迷ってしまう可能性があります。

特に「退職を考えているのですが、お話できる時間はありますか?」などと話を切り出してしまうと、決心がまだついていない状態だと判断され、引き止められてしまう可能性が高くなると言えます。そのため、自分自身が強い退職の意向を持っているという点を必ず伝えるようにしましょう。

伝え方③受け入れてもらいやすい退職希望日

退職を決めたら、すぐにでも自分の意向を叶えてもらえると誰もが感じるかもしれません。しかし、その後、業務の引継ぎや会社、そして退職者本人にとって、退職を受けいれてもらいやすい希望日を伝えることが大切です。

たとえば、現在担当している業務を確実に終えた段階で具体的な退職日を決める他、転職先の入社予定日が決まっていれば、それに合わせなければなりません。

また、現在自分が任されている業務の引き継ぎが円滑に進んでいるか、そして、有給残を消化してからの退職とするなど、これらの要素を考慮した上で退職日を決めていくようにしましょう。

基本的には就業規則によって退職願の提出を行うべき期日が決まっているため、その期日を含め、退職日の1~2ヵ月前に退職願を提出するようにしてください。

なお、民法第627条において、退職願いの申し出から2週間を経過した場合、退職可能であると定められているため、円満退職を行うには、就業規則に基づき、企業と退職交渉を行っていきましょう。

伝え方④退職を引き留められた場合

退職者にとって、現在の職場の環境に不満を抱いている、あるいは、自身の希望によって転職を考慮しているなど、退職理由は様々です。そのような中で、退職希望である旨伝えた際、会社にとって必要な優秀な人材である場合、上司からの強引な引き留めにあう可能性があります。

そのため、自身が退職を希望していても、その意向を受け入れてもらえないなど、辞めるに辞められないといった状況に陥ってしまう方もいます。そのような時は、労働基準法に基づき法律違反を行う場合は、会社は個別に調査や指導の対象となってしまいます。

本来、退職者が会社を辞めるという思いは民法によって保障されている私たちの権利のため、無理な引き留めに対応する必要はありません。そのような場合は労働基準監督署へ足を運び、退職についての相談を行ってみてください。

退職理由の伝え方【例文】

それではここからは、実際に退職を希望している方が、上司に退職理由を伝える時、会社側に理解してもらえるような例文を4パターンご紹介します。それぞれの理由に適した退職理由の伝え方や例文を詳しくみていきましょう。

例文①一身上の都合で退職する場合

留学や将来自分に必要となる資格を取得するため、さらに他の業種への興味など、自分自身の都合により退職を決意した場合、これらは一身上の都合による退職に該当します。このような時に退職理由としての例文に最適なものを以下にご紹介します。

【例文】

かねてから関心があった〇〇の分野に挑戦しようという思いが強く、そのためには勉強のための時間を確保しなければなりません。自分にとって必要になる資格取得であるため、退職を決意しました。

例文②違う分野に挑戦したい場合

本当に自分にとって適職であるか否かは、実際に就職してその会社で働いてみなければ実情は分かりません。働いてみて自分の理想と現実が異なる場合、日々の業務や仕事内容に納得できないと感じるでしょう。

その上、業務が厳しい割に給料が低い、サービス残業が多いなど、あらゆるネガティブな理由によって退職を考える方も少なくありません。

そのような時、自分の希望部署へ異動という形で引き留めにあう可能性が高くなります。それを避けるためには、どのような退職理由とすれば良いか、例文をみていきましょう。

【例文】

自分が挑戦したみたいと感じるものがあり、そのためには今のフィールドとは異なる場所で新たにスタートしたいという思いが強く、退職を決意いたしました。

例文③体調不良を理由にする場合

日々の重労働、人間関係など、あらゆる状況にさらされている中で体調不良に陥ることもあると言われています。また、どれほどの体調不良か、その症状によっては、現在行っている業務に大きな支障を来す可能性があります。

特に医師による診断書がある場合は、体調不良を理由とした退職が認められる傾向です。その際、退職理由をどのようにして伝えるべきか、例文を見ていきます。

【例文】

〇〇から体調不良を感じ、医師から〇〇(病名)と診断を受け、通院しながら業務を行ってきましたが、思うように体調が回復・改善傾向がみられないため、療養に専念させていただこうと思います。

例文④家庭の事情が理由の場合

1人1人、自分の家庭内において、高齢の両親の介護、また、引越や転勤など、さらに多忙な日々を送る他、自分の業務に向き合う時間が取れなくなることもあるかもしれません。

そのような状況が現実になった場合、仕事を続けていくのが困難になる可能性もあり、どのように退職理由を伝えるべきかみていきます。

【例文】

夫の転勤によって遠方へ引越しが決まり、仕事を続けていくのが困難となってしまいました。家庭の事情によって〇月末をもって退職を希望します

退職理由の上手な切り出し方

次は、上司に対して退職理由をダイレクトに伝えていく時、どのように話を切り出していくのがスムーズな退職へと導くことができるか、また、会社側に好印象となるのかそれぞれ詳しくみていきましょう。

切り出し方①少なくとも1ヶ月前には伝える

自身の退職の意思が固まったら、業務の引継ぎ、また、上司への挨拶、同僚への伝達など、様々な準備を順序立てて行う必要があります。そのためには、少なくとも退職予定日の1ヵ月前には退職の旨、伝えておくのが一般的です。

本来、法律上では退職の2週間前までに会社へ自分の意思を伝えれば足りるとされているのですが、実際は、業務上、責任持って行わなければならない仕事もあるため、同僚や会社に対して負担をかけてしまうことのないように努めなければなりません。

急を要する退職であった場合はこの限りではありませんが、それ以外であれば、1ヵ月以上余裕を持たせた退職を申し出るようにしましょう。

切り出し方②直属の上司に口頭で伝える

自身が退職を伝える時は、まずはじめに自分が配属されている直属の上司に退職の申し出を行いましょう。その際は、真摯な姿勢で上司と話をすることができる場所と時間を設け、自分の口から確実に伝えてください。

上司からの合意が得られた場合、その後、課長、部長など、上層部へ報告、そして人事部担当に伝わります。このような流れで退職をすすめていくため、順序を守り、退職の意思を伝えるようにしましょう。

切り出し方③辞めるのに適当な退職理由

自分が会社に対して不満を抱いている他、社内の人間関係にストレスを感じている、あるいは自分にとって挑戦してみたい他の仕事があるなど退職理由は様々です。しかし、退職理由を考慮すると、どうしても退職を止められてしまう可能性があります。

それでも自分の意思通り円満退職へと運ぶためにも、スムーズに会社を辞められるよう最善の退職理由を述べてみてください。

理由として最も多く利用されるのが「一身上の都合」、また、体調面による「健康上の理由」、そして、自身を取り巻く環境の変化による「家庭の事情」などが引き留めに遭わない最適な退職理由だとされています。

どうしても会社を辞める意思が変わることがないと強い考えを持っているなら、引き留められないよう、これらの退職理由を伝えると円満退社におさめることができると言えるでしょう。

退職理由を伝える際の注意点

退職理由には様々な内容があることが分かりました。この後は、退職理由を伝える時に注意したいポイントを以下に4点ご紹介します。どのような注意点があるのかチェックしていきましょう。

注意点①まるっきり嘘の退職理由は避ける

本来、誰もが感じる会社への思いには、すべてがポジティブな考えとは限りません。中にはネガティブな思考によって退職を余儀なくされてしまうこともあれば、それを理由に退職を希望する方も多い傾向です。

もちろん、退職理由を素直に伝えるのも良いですが、あまり体裁の良い理由とは言えません。だからと言って、嘘の転職理由を伝えたところですべて見抜かれてしまう恐れがあります。そのため、自分の退職理由についてどう伝えるべきかを考える必要があると言えるでしょう。

注意点②メールや電話では伝えない

現代の私たちの生活には、SNSやメールなど、メッセージで様々な業務を行える時代となっています。だからと言って、会社を退職する際にメールで済ますというのは言語道断です。あまりの非常識さに世間が驚くのも無理はありません。

退職者の常識を欠くとして不信感を抱かれてしまう恐れがあるため注意が必要です。会社を退職する際は、メールや電話で自分の意思を伝えるのはNGです。必ず会社へ出向き、上司へ口頭で伝え、理解を得るようにしましょう。

注意点③ネガティブな理由はポジティブに聞こえるよう言い換える

もしも自身が退職する際、その理由がネガティブである方は、そのままストレートに伝えてしまっては会社や上司、同僚へ悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、ネガティブな心境をできる限りポジティブな言い方で相手に良い伝わり方になるよう工夫して退職理由を述べるようにしましょう。

たとえば「自分の力を最大限に発揮し、その力を将来に活かせるようなポジションでありたい」と自身の願いを込めるととても良い印象に捉えられます。このように、退職理由については、相手にどう伝わるかをしっかりと考慮した上で伝えることが大切です。

注意点④繁忙期は避ける

どの会社も企業も1年を通して繁忙期があります。そのような時期は人手不足から人員配置を行いたいという考えに反し、退職を申し出るのは避けるようにしてください。できるだけ閑散期を狙い退職を伝えると、会社に対しても悪い印象を与えずに円満退社へと導くことができるでしょう。

退職理由を伝えた後にやること

最後は、上司へ退職理由を伝えたら、次に行うべき行動について以下に4点ご紹介します。どのようなことを行うべきかひとつずつみていきましょう。

伝えた後①同僚や取引先に伝える時期

自分の退職日が決まったら、その旨、これまで共に業務を行ってきた同僚、そして、数々の指導に当たった後輩に伝えましょう。退職が決定しないうちから自分が身を引くことについて噂になると会社にも迷惑が掛かってしまう可能性があるので注意してください。

伝えた後②仕事の引継ぎ

自分がこれまで担ってきた業務は、同僚や後輩へ引き継ぐことになります。そのため、それまでにすべての事項を引き継ぎ、自分が退職した後も円滑に業務が行えるような状態にしておかなければなりません。後任が決定していれば、その後任者に対して業務の引継ぎを行いましょう。

もしもまだ決まっていないという場合は、自分の行ってきた業務内容をすべて記録し、マニュアルを作っておくとその後の業務をスムーズに行えます。

伝えた後③有給休暇の消化

自分に与えられた有給残数があるという場合、その有給休暇を消化しておくようにしましょう。有給休暇は私たち労働者に与えられた権利であるため、会社や同僚、後輩へ遠慮する気持ちで消化せぬまま退職することのないようにしてください。

伝えた後④退職のための準備

これまでお世話になった会社に対して、退職する際は必ず退職届の提出を行いましょう。また、健康保険証やロッカーの鍵、必要書類の提出など、事務的な処理に不備のないように注意してください。

退職理由を上手に伝えて円満に退職しよう

長年勤めてきた会社を退職する際は、自身が所属している部署の直属の上司へ退職の意思を伝えてください。その際、必ず対面により口頭で伝えるとともに、メールや電話で行うことは避けましょう。また、繁忙期は人員配置のため企業や会社は多忙な状況です。

そのような時期を避け、閑散期の退職を申し出るようにしてください。退職の際は、業務の引継ぎや必要書類の準備、また、健康保険証等の返却など様々な処理を行い、スムーズで円満な退職を行っていきましょう。

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