説明が下手な人の特徴は？説明下手に生じるデメリットと改善方法を解説！

プライベートでもビジネスにおいても、説明が下手なことで困っている方は多くいます。今回は、説明が下手な人のいくつかの特徴について、さらには説明が下手なことで生じるデメリットや、その改善方法について紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

説明下手な人の特徴とは

説明が下手な人には、決まっていくつかの特徴がみられます。ここでは、特に目立つと言われている7つの特徴を取り挙げていきますので、自分や友人、さらには同僚や上司にどれだけ当てはまっているかをチェックしてみましょう。

特徴①一貫性がない

話に一貫性がないというのは、説明が下手な人によく見られる特徴です。一つ一つの説明に関しては、何も間違ったことは言っていないのですが、話全体のイメージがしっかりとできていないため途中であちこちと話が飛んでしまい、要点の掴みにくい一貫性のない説明となってしまうのです。

特徴②早口

早口であることも説明が下手な人の特徴です。言っていることは正しく的確であっても、口調が早すぎて何を言っているか聞き取れないような話し方では、結局説明が下手な人として周囲から見られてしまいます。

相手の表情などを意識的に観察しながら、きちんと理解することのできるスピードで話すよう心掛けることが大切です。相手が話を聞きながら思考を働かせたり、イメージするための間も与えましょう。

特徴③感情的

感情的になりやすい人は、説明もあまり上手ではない傾向があると言われています。論理的に筋道立てて話して初めて、相手はこちらが言わんとしていることを理解することができますが、感情的に話す人は、そうすることが難しく感情的で主観的な話し方となるので説明に一貫性がなくなり、相手に伝わりません。

特徴④自分語の多用

自分語、つまり自分にしかわからない言葉を多用する人も説明下手とされています。「あれは…」とか「あの件で…」などと、自分では何のことを言っているのかわかっていても、相手には何を指して言っているのか理解できない言葉を多用してしまうのです。これにより、互いの間に誤解も生まれやすくなります。

特徴⑤引っ込み思案

説明が下手な人の特徴として、引っ込み思案な点も挙げることができます。この場合、少人数に対してやマンツーマンで説明する際には上手に説明できるのに、大勢を前にすると緊張してしまい説明が下手になってしまうことがあります。

リラックスしている状態では、順序立てて物事を分かりやすく説明できるのに、緊張してしまうと頭が真っ白になって急激に語彙が乏しくなったり、思いついた言葉をそのまま制御せずに使ってしまい、話が分かりにくくなってしまうのです。

特徴⑥話を組み立てられない

話をうまく組み立てることができない人も、説明があまり上手ではありません。話を組み立てていくためには、その話の結論や要点をしっかりと自分の中で明確にしておくことが必須となりますが、この部分があやふやになっているために、上手に話が組み立てられなくなってしまうのです。

特徴⑦内容が抽象的

聞き手は、説明についての具体的なイメージができないとその趣旨を理解することができなくなってしまいます。説明が下手な人は、抽象的でふんわりした話し方をしてしまいがちなために、しっかりと聞いていてもはっきりとしたイメージを浮かべることが難しくなってしまいます。

内容が抽象的になってしまうのは、その説明を裏付ける根拠がはっきりしていないことも理由となる場合があります。根拠がしっかりしていないので、話を具体的に掘り下げていくことができず、あいまいで抽象的な説明となるのです。

説明下手な原因

では、説明が下手になってしまう根本的な原因について見ていきましょう。ここでは３つの原因について取り挙げていますので、ぜひチェックしてみてください。

原因①思いやりが足りない

物事を上手に説明するために大切なことは、相手への思いやりの気持ちです。これが足りていない場合、ある人にとっては理解しやすい説明だと感じても、他の人にとっては非常に分かりにくい説明となってしまうことがあります。

説明をする前に、相手は今どういう状況なのか、相手が何を知っていて何を知らないのかという点を理解しておく必要があります。相手に合わせて自分の説明の仕方を調整していく、思いやりの気持ちが大切です。

原因②みんなが自分と同じ

相手の理解力や持っている知識が自分と同じだと考えていることも、説明が下手になってしまう原因となります。皆が一律に同じ知識を持っているということはまずありません。その人その人に合わせて説明の仕方を調整していく必要があるのです。

原因③話がまとまっていない

自分の中で伝えたい話がまとまっていない時にも、説明が上手にできなくなってしまいます。はっきりとした目的が定まっていない話は、内容もあちらこちらと飛んでしまいやすく、結局何が言いたいのか理解しにくくなるのです。

説明下手だと生じるデメリット

説明が下手な場合、実際にはどのようなデメリットが生じてしまうのでしょうか。さまざまなデメリットを挙げることができますが、その中から3つを見ていきましょう。

デメリット①言いたいことが伝わらない

最初に挙げるデメリットは、”言いたいことが伝わらなくなってしまう”というものですが、これは説明が下手なことの最も大きなデメリットとなります。

普段の生活でもビジネスシーンにおいても、自分の意思をしっかりと伝えることは非常に大切で、これがうまくできない場合、いろいろな誤解を招いてしまったり、場合によっては信頼を損なってしまうこともあります。

デメリット②仕事ができないと思われる

仕事において説明が上手にできないと、「仕事の内容をあまり理解できていない人」とか、「仕事ができない人」と思われてしまいます。自分が上司の立場であるなら、部下に仕事の内容ややり方を伝える必要がありますが、この点でも説明が下手な場合、部下からの信頼や敬意が得られず業績も上がらなくなってしまいます。

デメリット③時間を無駄にする

説明があまり上手でない場合、聞き手は何度も繰り返し質問して要点を聞き出していく必要があります。仕事で毎回これをやっていると、時間がかなり無駄になってしまい、実際の業務に携わる時間が減ってしまいます。

また十分な説明が行われていないと、作業中に何度も質問して逐一確認する必要も生じてしまうため、作業の効率が非常に悪くなってしまうというデメリットも考えられます。

説明下手を改善する方法

説明が下手な場合、さまざまなデメリットが生じてしまうということが分かりましたが、実は説明下手は改善することができます。ここでは5つの実際的な改善方法を紹介していますので、もし説明が上手でないことに悩んでおられるのであれば、一つずつ実践してみてください。

改善方法①話をまとめる

説明を行う前に、しっかりと自分の中で整理し話をまとめておくことは大切です。大体話したいことは頭の中にあるから大丈夫だと思ってしまうかもしれませんが、複数人の前で改まって話やプレゼン等をする場合、予想以上に緊張してしまい話したいことが何だったのか分からなくなる事もあるので、注意が必要です。

話をまとめる点で役立つのは、実際に話の筋となる点を書き出しておくことです。これは、話そうと考えていること一字一句すべてを書いておくということではなく、話の流れとそれを構成するいくつかの要点を順番に書いて簡単なアウトラインを作っておくということです。

作ったアウトラインを時々見ることによって、ブレることなく一貫した仕方で話を進めていくことができますし、実際に書き出すことで自分の頭の中も整理することができるため、説明する前の事前の準備としてとても効果的です。

改善方法②5W1Hを意識する

5W1Hとは、What Why Who When Where Howのことです。これを意識しながら説明するよう心掛けることで、話はより明確で具体的になっていきます。相手も説明を聞いていて、内容をイメージしやすくなるため、自分は何をすべきなのか、なぜそうするのかをはっきりと理解することができるでしょう。

改善方法③シンプルに伝える

分かりやすくて聞きやすい話というのは、できるだけ情報をシンプルまとめた話です。情報量が多すぎる話は、結局何が言いたかったのかが分からない、要点のぼやけた抽象的な話となってしまいます。できるだけ不必要な補足情報は省くようにし、簡潔に説明をしていきましょう。

シンプルに伝える方法として覚えておくと役立つのは、PREP法を用いた伝え方です。PREP法とは、結論(Point)⇒理由(Reason)⇒具体例(Example)⇒結論(Point)の順に組み立てて話をする方法です。これを意識しておくことで、説明下手をかなりの程度改善することができるはずです。

改善方法④ゆっくり話す

ゆっくり話すよう心掛けることも、説明下手を改善する大切なポイントとなります。自分ではゆっくり話していると思っていても、実際には早口になってしまっていることもよくあるため、可能であれば信頼できる第三者の率直な意見も聞いてみましょう。

ゆっくり話すと、伝えたいことを限られた時間で言い切れないと思ってしまい、早口になる方もいますが、早口で説目して相手が理解できていないのであれば、そちらの方が時間の無駄になってしまいます。

相手が理解しながらついてこれるペースを考えて、話していきましょう。たくさんの要点を伝えないといけないのであれば、できるだけ無駄な言葉を使わずに簡潔な言い回しではっきりと伝えることができるよう、事前に考えておくことができます。

改善方法⑤本を読んで話力を高める

説明下手の改善には、本を読む習慣を身に着けることも助けになります。相手に自分の意志を上手に伝えていくためのスキルについてわかりやすく記された本もたくさんあり、それらを読んで実践していくことで自分自身の話の技術を磨いていくことができます。

また、他の内容の本であっても読書をすること自体、自分の語力を高めることにつながっていきます。というのも、本を読むことで読者は何が言いたいのかを見極める読解力を高めて、要点を掴む能力を高めることができますし、筆者の論理的な説明の仕方から学んでいくことができるからです。

これまで本を読む習慣がなかったという方は、すぐに読書の習慣をつけるというのは難しく感じるかもしれませんが、自分の興味のあるテーマの本を探して、一日に15分程度でも良いので集中して読む時間を作るよう心掛けていきましょう。継続していけばそれが習慣になって、読書が楽しくなってくるはずです。

説明下手におすすめの本

自分の説明下手を改善していくために役立つ本は数多く出版されています。ここでは、それらの中でも特におすすめの本を3つご紹介します。気になる本を選んで、ぜひ役立ててみてください。

おすすめ①伝え方が9割

自分の意思を人に伝えることが苦手だった著者が、数々の苦労を経験しながらつかみ取った伝え方の技術が書かれている、とても貴重な本です。経験者が綴った本だけに、説得力ある仕方で伝え方について記されており、他の人に物事を分かりやすく説明するための大切な点を習得することができます。

相手の心を揺さぶる言葉、人を感動させる言葉は、技術を身に着け磨いていくことで誰でも発することができるようになり、それは人生を大きく変えていくことも可能にしてくれます。ぜひこの本で、そのための必要な技術を学んでみましょう。

おすすめ②伝えることから始めよう

”ジャパネットたかた”の創業者である高田明氏の自叙伝であるこの「伝えることから始めよう」は、最初から最後までとても躍動感にあふれていて、読むものを飽きさせない魅力の詰まった本となっています。

高田氏のその豊富な経験から、しっかりと相手に伝わる仕方でどのように話していくことができるのかが分かりやすく綴られており、根本的な考え方の部分から変化させ改善を図っていく必要性を感じ取ることができます。

おすすめ③5日間で言葉が「思いつかない」「まとまらない」「伝わらない」がなくなる本

語彙力不足や表現力不足で悩んでいる方にぴったりの本となっています。ビジネスでの大切なシーンにおいて、自分の考えをしっかりとアウトプットするために何が必要なのかを、この本から学ぶことができます。

話やすいと感じる人もいれば、ある人に関しては目の前にいるだけで緊張して言葉が出てこなくなることもあります。どんな状況においても物おじすることなく堂々と話すことができるよう、「思いを言葉にする力」をこの本で身に着けましょう。

話し方を意識するだけで説明下手は改善できる

「自分は説明が下手だから…」と言って半ばあきらめている方も少なくありませんが、実は説明下手は確実に改善していくことができます。説明下手になっている主な原因は何なのか、それを改善するにはどうすればよいのかという知識を取り入れ、そして少しずつそれを実践していきましょう。

突然饒舌になるということはないかもしれませんが、徐々に改善を図っていくことは可能です。今回改善方法としてご紹介した、話し方のいくつかの大切なポイントも押さえつつ、一歩ずつ進んでいきましょう。必ず、自分の思い通りに意思を伝えることのできる日が来るはずです。

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